Think of every supplier invoice that arrives by email. Someone opens it, checks it against an order, types the amounts into the accounting software, files it and chases the missing ones. Multiply that by a few hundred a month.
Today that chain can largely run on its own. The invoice is read, matched to the right order and project, checked for price differences and prepared for booking. A person only steps in when something does not add up.
The same goes for payment reminders, expense notes, timesheets and the monthly close. Work that used to fill days at the end of every month shrinks to a review of exceptions.
Your people stop typing numbers and start looking at what the numbers mean.
The impact goes beyond saved hours. Fewer errors creep in because nothing is retyped. Cash comes in sooner because reminders go out on time. And the person who used to do the typing has time for the questions that need judgement: which customer is paying late, which supplier keeps raising prices.
Which steps can run on their own depends on your systems and your way of working. That is where it gets interesting.
Denk aan elke leveranciersfactuur die per mail binnenkomt. Iemand opent ze, vergelijkt ze met een bestelling, typt de bedragen over in de boekhouding, klasseert ze en zit de ontbrekende achterna. Vermenigvuldig dat met een paar honderd per maand.
Vandaag kan die keten grotendeels vanzelf lopen. De factuur wordt gelezen, gekoppeld aan de juiste bestelling en het juiste project, gecontroleerd op prijsverschillen en klaargezet om te boeken. Een mens komt pas tussen als er iets niet klopt.
Hetzelfde geldt voor betalingsherinneringen, onkostennota's, urenstaten en de maandafsluiting. Werk dat vroeger aan het einde van elke maand dagen vulde, krimpt tot het nakijken van uitzonderingen.
Je mensen stoppen met cijfers typen en beginnen te kijken naar wat de cijfers betekenen.
De impact gaat verder dan bespaarde uren. Er sluipen minder fouten in omdat niets wordt overgetypt. Geld komt sneller binnen omdat herinneringen op tijd vertrekken. En wie vroeger typte, heeft tijd voor de vragen die oordeel vragen: welke klant betaalt laat, welke leverancier trekt zijn prijzen steeds op.
Welke stappen vanzelf kunnen lopen, hangt af van je systemen en je manier van werken. Daar wordt het interessant.